資料はゼロからつくらない
コンサルタントが身につけなくてはいけない必須スキルの一つである資料作成について、お話をしたいと思います。
これは、パワーポイント、ワード、エクセルなど資料作成全般について、言えることですが、資料は極力0ベースから作らないようにしましょう。
ビジネスにおいては、QCDを常に意識することが必要です。つまり、品質(Q)を高く、原価(C)を抑えて、納期(D)を短くするという方向に向かって仕事をする必要があります。
特に若手コンサルタントが資料を作成するときに求められることは、品質(Q)を高く、且つ、納期(D)を短くすることです。
まず納期について、資料作成などに時間をかけることは、いくらでも出来ます。資料の見栄えなどにこだわると平気で1日くらいの時間が経ってしまうものです。
しかし、コンサルタントの仕事の目的は、当然資料を作ることではありません。クライアントの課題を抽出し、解決策を提示し、実際にアクションを起こしてもらうことです。
そのときに資料がいくらきれいに作られていても、適切なタイミングで資料と説明がなければ何の意味もありません。
ですから、適切な納期(D)で資料が作られるということがとても重要です。
次に品質(Q)面について、経験の浅いコンサルタントが0から資料を作ってしまうと、どうしても要点が纏められていないことや、見栄えが良くない資料というものが出来上がってしまいます。
資料作成にもコツがありますので、何も参考にせずに作った資料の品質が低いのはしょうがないことです。しかし、一定レベル以上の品質で資料作成することを入社したてのコンサルタントにも求められます。
一定レベル以上の品質を担保して、納期を短く資料を作成するためには、何をすれば良いでしょうか？
答えは簡単です。上手い人の真似をすれば良いのです。
例えば、同じプロジェクトで既にクライアントに提示している資料があるならば、その資料をしっかりと見ておくことが必要です。そのうえで、参考に出来るページは参考にするようにします。
例えば、表紙や目次の作り方、ページのヘッダー/フッター、資料の構成、色合いなどはむしろ合わせて方が、プロジェクトとして統一感がとれるので好ましいです。
コンサルティングファームによっては、資料のテンプレートや他のプロジェクトの資料がありますので、それらを元にして資料を作成することや、参考に出来る部分は参考にするようにしましょう。
このようにすると0から資料を作成することと比較して、品質が格段に高くなりますし、短い納期で資料を作成できるようにもなります。
もちろん、守秘義務に抵触しないように、固有名詞や数字を使わないということは当然のこととして、厳守するようにしてください。
ここで意識するべきは、中身ではなく、資料作成の考え方や資料の構成について、素早く吸収していくことです。
これは、パワーポイント、ワード、エクセルなど資料作成全般について、言えることですが、資料は極力0ベースから作らないようにしましょう。
ビジネスにおいては、QCDを常に意識することが必要です。つまり、品質(Q)を高く、原価(C)を抑えて、納期(D)を短くするという方向に向かって仕事をする必要があります。
特に若手コンサルタントが資料を作成するときに求められることは、品質(Q)を高く、且つ、納期(D)を短くすることです。
まず納期について、資料作成などに時間をかけることは、いくらでも出来ます。資料の見栄えなどにこだわると平気で1日くらいの時間が経ってしまうものです。
しかし、コンサルタントの仕事の目的は、当然資料を作ることではありません。クライアントの課題を抽出し、解決策を提示し、実際にアクションを起こしてもらうことです。
そのときに資料がいくらきれいに作られていても、適切なタイミングで資料と説明がなければ何の意味もありません。
ですから、適切な納期(D)で資料が作られるということがとても重要です。
次に品質(Q)面について、経験の浅いコンサルタントが0から資料を作ってしまうと、どうしても要点が纏められていないことや、見栄えが良くない資料というものが出来上がってしまいます。
資料作成にもコツがありますので、何も参考にせずに作った資料の品質が低いのはしょうがないことです。しかし、一定レベル以上の品質で資料作成することを入社したてのコンサルタントにも求められます。
一定レベル以上の品質を担保して、納期を短く資料を作成するためには、何をすれば良いでしょうか？
答えは簡単です。上手い人の真似をすれば良いのです。
例えば、同じプロジェクトで既にクライアントに提示している資料があるならば、その資料をしっかりと見ておくことが必要です。そのうえで、参考に出来るページは参考にするようにします。
例えば、表紙や目次の作り方、ページのヘッダー/フッター、資料の構成、色合いなどはむしろ合わせて方が、プロジェクトとして統一感がとれるので好ましいです。
コンサルティングファームによっては、資料のテンプレートや他のプロジェクトの資料がありますので、それらを元にして資料を作成することや、参考に出来る部分は参考にするようにしましょう。
このようにすると0から資料を作成することと比較して、品質が格段に高くなりますし、短い納期で資料を作成できるようにもなります。
もちろん、守秘義務に抵触しないように、固有名詞や数字を使わないということは当然のこととして、厳守するようにしてください。
ここで意識するべきは、中身ではなく、資料作成の考え方や資料の構成について、素早く吸収していくことです。