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議事録

議事録について、説明したいと思います。

 

議事録とは、会議の内容を記録しておくためのドキュメントです。外資系の会社などではMinutes(ミニッツ)と呼ばれることもあります。

 

通常、プロジェクトに参画すると一番若手の人が議事録を書く担当者となります。初めは、一言一句聞き洩らさないように書き出すように言われるかもしれません。

 

そして、書き出されたメモを上司などが議事録としてリバイズをしていくこととなります。

 

議事録を書くという作業は、実は一番難しい作業の一つだと思っています。理由は3つあります。

 

一つ目は、プロジェクトに関連する知識や専門用語、背景を理解していないと、会議の内容そのものが理解できないためです。

 

会議の内容を理解するために、プロジェクトをある程度の期間経験することが必要です。プロジェクトにジョインして間もない場合には、事前に業界について勉強をしておくことや関連ドキュメントなどを読み込んでおくことが必要になります。

 

二つ目は、「てにをは」のようなケアレスミスを起こしてしまうためです。短い時間で、議事録をまとめようとするとどうして発生しがちです。

 

ケアレスミスの防止方法は責任感を持つということだと上司に言われたことがあります。若手コンサルタントの場合には、プロジェクトに対する知識やまとめ方という部分では、シニアメンバーに手を加えてもらうことやレビューが必要かもしれません。

 

しかし、ケアレスミスは、何度も確認をすれば防止を出来ることですので、上司に提出する場合でもクライアントの目に触れるものだという意識を持って時間が許す限り確認をして、ケアレスミスを少なくすることが重要です。
上司からの信頼を築くためには、このケアレスミスを少なくするということが重要になってきます。つまらないことのようですが、このような小さな積み重ねが、重要になってきます。

 

三つ目は、クライアントによって、議事録のお作法があります。そのお作法に沿って作成していく必要があるためです。

 

議事録のお作法とは、議事録の書き方やフォーマットのことです。このお作法については、クライアントの企業ごとというよりは、同じクライアントでも承認者によって異なる場合もあります。

 

つまり、決まったフォーマットはありませんので、議事録で何を求められているのかという、目的をしっかりと把握して、お作法に沿って議事録を作っていくようにしましょう。

 

ここでは、典型的と思われるような3つの形式について、記載をしたいと思います。

 

1. メモ書きの形式
メモ書きの形式は、会議で述べられていることを忘れないように記録しておくことが目的です。これは、システムの要件定義のように、要件をすべて記録する場合などに使用されます。

 

これは、議事録というよりは、メモといった方が良いかもしれません。担当者同士で会議内容を記録しておくことが目的で、文章の編集などは最低限にとどめれば良いため、時間はかかりますが、難易度は低いと言えるでしょう。

 

2. 構成を整える形式
構成を整える形式では、議事内容の構造化が必要になります。

 

例えば、決定事項、アクションアイテム、そして議事詳細というような構成となっています。

 

このような形式では、会議の参加者や関係者に会議の決定事項やアクションアイテムを伝えることを目的としています。

 

そのため、決定事項とアクションアイテムで手短に会議の概要を把握できるようにしておく必要があります。

 

また、議事詳細についても、時系列に発言内容を書き連ねていくのではなく、ある程度構造化して記載をしていくと読み手にとっても分かりやすいです。

 

構造化するとは、会議の内容を漏れなくダブりなくMECEになるように構成を整えて、記載することです。

 

3. 要旨をまとめる形式
要旨をまとめる形式は、決定事項、課題、及びアクションアイテムというような構成でワード1枚程度にまとめた議事録です。

 

これは、取締役会のようなトップマネジメントに対して、重要な議題がいくつもある中で手短に、会議の要点のみを伝えるときなどに必要となります。

 

トップマネジメントには短い時間で要点を伝えて、判断をしてもらう必要がありますので、重要な内容のみをクリスタライズして、過不足なく記載する必要があります。

 

また、1枚にまとめることも重要です。これは人の頭は複数枚にまたがるよりも1枚に纏められていたほうが、頭に入ってきやすいという性質があるためです。

 

分量は少ないですが、最もスキルが必要な形式となります。

 

このように議事録には、いろいろな形式がありますので、議事録の目的とお作法をしっかりと把握して、作成してくことが大切になってきます。

 

また、議事録作成は、意外ととても難しいスキルの一つだと思いますので、しっかりと身につけると差別化にもなってくると思います。


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