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[ボトムアップ型業務分析] 解決策の提示、およびTo-Be業務の策定

課題の洗い出し後の解決策の提示、およびTo-Be業務の策定方法について、説明をしていきます。

 

[ボトムアップ型業務分析] 解決策の提示、およびTo-Be業務の策定

 

解決策の策定、およびTo-Be業務の策定には以下のステップを踏みます。

 

@プロジェクトの背景・目的に今一度立ち返る
A課題を整理する
B課題に対する解決策を提示する
CTo-Be業務を策定する

 

@プロジェクトの背景・目的に今一度立ち返る
検討軸(ヒアリング項目)作成やヒアリング実施の際にも、プロジェクトの目的を踏まえて作業はしていると思います。

 

ただし、ヒアリングにおいては、クライアントから目的以外の内容の話も出てきているはずです。

 

ですから、もう一度、プロジェクトの目的に立ち返って、課題を整理してくことが大切になります。

 

ブレインストーミングでも同じですが、アイデアや考えを発散させてから、整理し収束させていくというアプローチをとります。

 

つまり、ヒアリングによる課題の洗い出しと解決策の策定においても、まずは極力、クライアントの話を聞き、課題を発散させてから、整理し収束させていくというイメージです。

 

A課題を整理する
課題を整理の方法については、プロジェクトの目的を考えてケース・バイ・ケースで整理をしていくことになります。

 

そもそもヒアリング項目となっている検討軸が、プロジェクトの目的に従って、漏れなくダブりのないMECEに作成されている場合には、その項目ごとに課題を整理していけば良いということになります。

 

この場合には、検討軸の各項目においてヒアリングで上がってきている課題の原因は何かということを突き詰めていきます。

 

原因を掘り下げていくと、同じ原因から異なる事象(課題)が発生しているということありますので、課題としては二つ上がっていても原因は一つに纏めるというような具合に整理をしていきましょう。

 

B課題に対する解決策を提示する
各々の項目に対して、課題とその原因が整理出来た後は、原因に対する対策を明記していくことになります。

 

対策案を策定する際には、目的に合致した対策案となるようにしましょう。つまり、くどいようですが、常に起点をプロジェクトの目的として、そこからAs-Is業務、課題、課題の原因、対応策が導かれていく必要があります。
目的⇒As-Is⇒課題⇒原因⇒対応策

 

この流れを意識していれば、対応策は常にプロジェクトの目的を達成するために必要な施策であるはずです。

 

ボトムアップ型業務分析には、決まったフレームワークのようなものがありませんが、プロジェクトの目的をしっかりと意識して、課題の洗い出しと原因抽出、および対応策を策定することができれば、まと外れな検討になることはありません。

 

CTo-Be業務を策定する
課題に対する対応策が整理できましたら、To-Be業務を策定していくことになります。これもプロジェクトの目的次第ですが、対応策まで提示することを求められている場合と、対応策を実行まで落としこめるようにTo-Be業務を提示するように求められる場合などがあります。

 

ここまで来ると、どのような成果物を期待されているのかということに帰結していきます。

 

対応策まで求められている場合には、パワーポイントで報告書資料を作成し、報告会を行い納品に至るというイメージです。

 

一方で、To-Be業務まで提示が必要な場合というのは、主に業務フローと業務定義書にまで対応策を詳細化/具体化するような必要があるかもしれません。

 

ここから、補足となりますが、プロジェクトの目的が「プロセスの効率化」であった場合のTo-Be業務を策定する際に使われる考え方を紹介します。

 

これは、プロセスの効率化の4要素である、「削除」、「統合」、「入れ替え」、「単純化」を適用してTo-Beプロセスを策定していく方法です。

 

「削除」・・・不要なプロセスがあれば削除します。
「統合」・・・統合できるようなプロセスがあれば統合します。
「入れ替え」・・・順番を変更した方向が効率的なプロセスはないか、また、別のプロセスと置き換えた方が良いプロセスがないか有れば入れ替えをします。
「単純化」・・・慣習的に複雑になっているプロセスがないか、あれば単純化するようにします。


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